continua da persone diverse magari in posti diversi, quindi l'archiviazione
non e' trasparente e c'è il rischio che alcuni documenti
non saranno poi reperibili facilmente.
EsiArch rende trasparente
e semplice l'archiviazione e la ricerca dei documenti senza che
qualcuno si debba ricordare o interessare dove i file risiedano
fisicamente.
L'oggetto base di EsiArch è
la 'pratica', ovvero un insieme di documenti correlati (ad esempio
i documenti creati per un reclamo, un contratto o quant'altro)
associati tutti con delle informazioni aggiuntive. E' quindi possibile,
successivamente, effettuare le ricerche delle pratiche specificando
uno o più dei campi informativi.
Le informazioni legate ad una pratica non sono fisse ma è
possibile creare tipi di pratiche diverse ognuna con campi informazione
differenziati, in modo tale da inserire solo quelli utili per
un certo tipo di pratica ma magari insignificanti per un'altra.
Questi campi possono essere numerici o alfanumerici ma anche codici
associati ad altre informazioni (ad esempio ai clienti, fornitori
etc) importabili all'interno di EsiArch
: se ad esempio la ditta già possiede un elenco clienti
con una certa organizzazione di codici, è possibile importare
la lista dei clienti in EsiArch
e associare un campo "Cliente" ad un qualsiasi tipo
pratica.
E' possibile disegnare il layout di una pratica selezionando
i campi informativi da un elenco e trascinandoli nella finestra
della pratica : in questo modo l'utente può organizzare
visivamente le informazioni della pratica come vuole.
Esiarch, oltre a poter essere
utilizzato indipendentemente, si integra in Microsoft Excel e
Microsoft Winword, in maniera non intrusiva (viene creata una
toolbar apposita): quindi, direttamente dall'interno di tali prodotti,
è possibile ricercare, aprire o inserire documenti in pratiche
esistenti o nuove, senza dovere cambiare applicazione.
E' disponibile anche un semplice programma di acquisizione documenti
tramite scanner che permette di inserire direttamente, in formato
PDF, un documento cartaceo in Esiarch.
Esiarch è disponibile
in modalità Client/Server con Server Linux o Windows e
client Windows. Nella versione server Linux è possibile
gestire i permessi di accesso ai singoli documenti di una pratica
in modo da precluderne o limitare la lettura o la modifica da
parte di altri utenti o da gruppi di utenti. In entrambe le versioni
è possibile decidere se una pratica è visibile o
modificabile (relativamente ai campi informazione), ed inoltre
in fase di creazione di un tipo pratica è possibile scegliere
se creare una pagina di copertina che sarà compilata automaticamente
con i campi informazione, durante la creazione della pratica vera
e propria, ed inserita come primo documento.
I dati possono essere storicizzati su CD in modo da alleggerire
il database ma senza perdere la possibilià di ricercare
i documenti storicizzati.
Per informazioni invia una email
a info@iicsw.com o telefona
allo 0732/286109.
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