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Nelle aziende la mole dei documenti generati porta spesso a situazioni in cui questi sono difficili da reperire nel futuro perchè non si sa più dove erano stati memorizzati e con quale metodologia.

C'e' chi tenta di mettere ordine definendo, ad esempio, una struttura di directory con una certa logica dove poter in qualche modo ritrovare i file, ma questo metodo diventa artificioso e rigido (ad esempio posso creare una directory per ogni cliente e, all'interno di essa, una directory per ogni anno ma se volessi ricercare i documenti per anno sarei costretto a cercare in tutte le directory clienti) ed inoltre deve essere applicato in maniera corretta e

continua da persone diverse magari in posti diversi, quindi l'archiviazione non e' trasparente e c'è il rischio che alcuni documenti non saranno poi reperibili facilmente.

EsiArch rende trasparente e semplice l'archiviazione e la ricerca dei documenti senza che qualcuno si debba ricordare o interessare dove i file risiedano fisicamente.

L'oggetto base di EsiArch è la 'pratica', ovvero un insieme di documenti correlati (ad esempio i documenti creati per un reclamo, un contratto o quant'altro) associati tutti con delle informazioni aggiuntive. E' quindi possibile, successivamente, effettuare le ricerche delle pratiche specificando uno o più dei campi informativi.

Le informazioni legate ad una pratica non sono fisse ma è possibile creare tipi di pratiche diverse ognuna con campi informazione differenziati, in modo tale da inserire solo quelli utili per un certo tipo di pratica ma magari insignificanti per un'altra. Questi campi possono essere numerici o alfanumerici ma anche codici associati ad altre informazioni (ad esempio ai clienti, fornitori etc) importabili all'interno di EsiArch : se ad esempio la ditta già possiede un elenco clienti con una certa organizzazione di codici, è possibile importare la lista dei clienti in EsiArch e associare un campo "Cliente" ad un qualsiasi tipo pratica.

E' possibile disegnare il layout di una pratica selezionando i campi informativi da un elenco e trascinandoli nella finestra della pratica : in questo modo l'utente può organizzare visivamente le informazioni della pratica come vuole.

Esiarch, oltre a poter essere utilizzato indipendentemente, si integra in Microsoft Excel e Microsoft Winword, in maniera non intrusiva (viene creata una toolbar apposita): quindi, direttamente dall'interno di tali prodotti, è possibile ricercare, aprire o inserire documenti in pratiche esistenti o nuove, senza dovere cambiare applicazione.

E' disponibile anche un semplice programma di acquisizione documenti tramite scanner che permette di inserire direttamente, in formato PDF, un documento cartaceo in Esiarch.

Esiarch è disponibile in modalità Client/Server con Server Linux o Windows e client Windows. Nella versione server Linux è possibile gestire i permessi di accesso ai singoli documenti di una pratica in modo da precluderne o limitare la lettura o la modifica da parte di altri utenti o da gruppi di utenti. In entrambe le versioni è possibile decidere se una pratica è visibile o modificabile (relativamente ai campi informazione), ed inoltre in fase di creazione di un tipo pratica è possibile scegliere se creare una pagina di copertina che sarà compilata automaticamente con i campi informazione, durante la creazione della pratica vera e propria, ed inserita come primo documento.

I dati possono essere storicizzati su CD in modo da alleggerire il database ma senza perdere la possibilià di ricercare i documenti storicizzati.

Per informazioni invia una email a info@iicsw.com o telefona allo 0732/286109.